Noções de Arquivologia para Concursos: Fundamentos da Arquivologia

Arquivo: documentos produzidos e recebidos, naturalmente, em decorrência de suas atividades específicas. Reúnem documentos produzidos para fins administrativos, jurídicos e legais. Tem significado polissêmico:

1. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funções;
2. Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante, etc);
3. Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos;
4. Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, divisão de arquivo, etc).

Segundo a Lei nº 8.159/91, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Inspirados no clássico autor Schellenberg, os manuais de

Arquivologia costumam definir os procedimentos da área comparando-os aos praticados pelas demais instituições de custódia de documentos. Nessa linha de abordagem, é possível afirmar que os arquivos, ao contrário das bibliotecas, reúnem documentos desprovidos de autonomia.

Documento: registra a informação que foi desenvolvida em atividade. No estado verbal a informação não se constitui de um instrumento confiável. A função para a qual o documento é criado determina seu uso e o destino de seu armazenamento.

Não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa compor um arquivo, ainda é necessário outro elemento: que tenha sido resultado, consequência de uma ação referente à atividade da instituição. É o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos): “Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRÊNCIA DE SUAS ATIVIDADES”. Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu.

Documento é toda informação registrada em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos da humanidade nas diferentes épocas e nos diversos lugares (CESPE).

Arquivos públicos: reúnem documentos que comprovam as atividades desenvolvidas por diferentes organismos estatais ao longo do tempo. O arquivo público pode realizar atividades culturais, tais como palestras, debates, lançamentos de obras, exposição de documentos, comentários sobre conjuntos de documentos no próprio arquivo ou em meios de comunicação de massa e visitas exclusivas.

Classificação quanto às agências criadoras/entidades mantenedoras:

• Públicos: esferas federal, estadual, distrital e municipal do Poder Executivo, Legislativo e Judiciário.
• Privados: institucionais, comerciais e pessoais. Com exceção de empresas privadas que prestam serviço público e documento que o Estado manifeste interesse público. Exemplo: arquivo de instituições eclesiásticas.

Cada esfera é responsável pelo seu arquivamento: Município/Arquivo municipal, DF/Arquivo distrital, Estado/Arquivo Estadual e União (Federal)/Arquivo Nacional.

Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Estrutura Organizacional do Arquivo pode ser:

• Centralizada:
• Descentralizada:

Quanto à natureza do documento:

• Arquivos especiais: vincula-se ao aspecto físico do documento, como por exemplo, fotografia, fita, microfilmagens. São aqueles que fogem do padrão “papel”.
• Arquivos especializados: são documentos que refletem a experiência de quem os produziu, como por exemplo, uma planta residencial.

Classificação quanto à extensão de atuação:

• Os arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus produtores. Esse arquivo guarda os documentos próximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localização e utilização. Encontram-se principalmente em empresas, órgãos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vários departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuação (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc).
• Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de uma entidade em um só lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de médio e pequeno porte, ou por instituições de estrutura administrativa simples (poucos departamentos, poucos órgãos, apenas um local para instalações físicas, etc). Por exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifício, um órgão pequeno, um consultório medico, etc. É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral.

Função básica do arquivo: tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. À medida que os documentos perdem sua função serão descartados, não precisam ser mantidos eternamente.

Naturalidade: característica do documento de arquivo que indica que ele foi acumulado espontaneamente no correr das atividades da entidade, e não, colecionado deliberadamente em razão de interesses específicos. A formação artificial, que não ocorre em “arquivo”, é aquela em que é opcional ou não a formação do acervo.

Teoria das 3 idades – ciclo de vida dos documentos:

(CESPE/ABIN/Oficial Técnico de Inteligência-Arquivista/2009) A teoria das três idades, também conhecida como ciclo vital dos documentos, ganhou expressão a partir da explosão documental pós-Segunda Guerra Mundial, quando os norte-americanos e canadenses passaram a aplicar a gestão de documentos nas várias fases dos documentos, a fim de racionalizar sua produção e destinação.

1. Corrente/ativo/movimento/ primeira idade: documentos frequentemente consultados, devem estar fisicamente próximos de quem os está utilizando.
2. Intermediário/semiativo/ limbo/purgatório/segunda idade: o documento ainda tem uso administrativo. Não é aberto ao público em geral.
3. Permanente/inativo/custódia/terceira idade: já perdeu o uso administrativo, mas ainda possui algum potencial, informativo, probatório ou histórico. Quando o documento perdeu o uso administrativo ou ele será permanente ou será descartado. Documentos permanentes não podem ser descartados em nenhuma hipótese, pois são imprescritíveis e inalienáveis.

A Tabela de Temporalidade será elaborada por uma Comissão chamada de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de documentos e será aprovada por autoridade do órgão para que possa ser aplicada na instituição. Cada instituição criará a sua tabela, que deverá contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma.

Fonte: Cadernos para Concursos