Noções de Arquivologia para Concursos: Noções de Conservação e Preservação de Acervos Documentais

Acondicionamento: é a embalagem ou guarda de documentos para sua preservação. Trata-se de colocá-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).

Armazenamento: é a guarda do documento propriamente dita. É a colocação do documento no arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele, ou o depósito. Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.

As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de funcionalidade e conforto, e as de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. Nas áreas de depósito (de documentos), os cuidados devem ser dirigidos a:

- evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações;

- prever condições estruturais de resistência a cargas; 

- ter limite de 200 m2 de área. 

- os depósitos deverão ser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si, separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, de preferência, também com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração ou de climatização; 

- evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre as áreas de depósito; 

- evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou formação de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos; 

- aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes externas, em especial daquelas sujeitas à ação direta de raios solares, por meio de isolamento térmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Além dos recursos construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas, sempre que for possível, posicionar os depósitos nos prismas de menor insolação; 

- promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial, inclusive com a disposição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo do ar; 

- evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes; 

- manter suprimento elétrico de emergência.

No planejamento do sistema de controle climático dos ambientes do arquivo, é recomendável optar-se, preferencialmente, pelos sistemas de climatização independentes que, ao contrário dos sistemas centralizados, permitem a adoção de diferentes parâmetros de controle para os diversos ambientes do arquivo, como os depósitos, as áreas de trabalho e as áreas de circulação de público. 

Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas.

Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão. Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos permanentes devem manter-se quimicamente estáveis ao longo do tempo, não podendo provocar quaisquer reações que afetem a preservação dos documentos.

Fonte: Cadernos Para Concursos