Noções de Arquivologia para Concursos: Gestão Documental

Gestão documental: atividade que se preocupa com toda a documentação da empresa (da produção à destinação final – guarda permanente ou descarte). Está presente na legislação brasileira, abordada legalmente por lei.

De acordo com a legislação Brasileira, gestão de documentos é o conjunto de procedimentos ligados à produção, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos, nas duas primeiras fases do ciclo vital.

Fases da Gestão de documentos:

1. Produção: decisão em torno da elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.
2. Utilização: inclui as atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento de documentos em fase intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação da informação.
3. Destinação: análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente ou descarte.

Temporalidade dos documentos:

Avaliação dos documentos: identificar os valores dos documentos e definir prazos de guarda desses documentos. São dois os valores: a) primário ou imediato: relacionado ao uso administrativo do documento, possui relação direta com o arquivo corrente e intermediário. b) valor secundário ou mediato: atribui-se apenas ao arquivo permanente, não incluindo-se aqui o descarte.

OBS.: A tabela de temporalidade de documentos baseia-se na lei em vigor.

OBS.: A passagem de um documento do arquivo corrente ao intermediário é transferência e para o arquivo permanente é o recolhimento.

Na tabela de temporalidade, a permanência dos documentos no arquivo corrente e no arquivo intermediário é conhecida como prazo de retenção.

Prazos dos documentos:

• Prazo de vigência - Em uma tabela de temporalidade é importante indicar prazos de vigência, isto é, qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.
• Prazo de prescrição
• Prazo de precaução

OBS.: O documento digitalizado não tem valor probatório, apenas o valor informativo.

Diagnóstico em arquivos: é a coleta e análise de informações básicas acerca de um arquivo, tais como quantidade de documentos, localização, estado físico, condições de armazenamento, entre outras, que é frequentemente realizado com a finalidade de planejar e implantar sistemas arquivísticos.

Fonte: Cadernos para Concursos