Tipos de arquivamento:
- Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação.
- Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.
Métodos de Arquivamento:
- classe dos básicos quatro métodos: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.
- classe dos padronizados pertencem outros cinco métodos: variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo.
Numérico: O número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é feita da direita para a esquerda. Ex: Circular n° 256.741 (método numérico simples). O número de arquivamento será: 25-67-41
41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta
67 – grupo secundário, indicando a guia
25 – grupo terciário, atribuído ao documento na guia (posição).
Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário. Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundário e também ordenamos do menor para o maior. Se também for repetido, devemos observar o grupo terciário e repetir o procedimento.
Plano de Classificação: esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos Correntes. Pode seguir dois critérios:
- funcional: tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora do arquivo.
- estrutural: tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo.
OBS.: Um plano de classificação deve ser simples, flexível e expansível.
Ordenação: tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, é em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo. É realizada com base nos elementos informativos contidos nos documentos.
- Arranjo: sequência de operações intelectuais e físicas que visam a organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecidos.
- Notação: código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado de cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística, equivale a código de referência.
- Guia-fora: indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fastama.
Quadro de arranjo: esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo, a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades do gerador e da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes. Não confundir com arranjo. O método funcional de arranjo se baseia especialmente nas atividades da entidade produtiva, já o método estrutural se baseia na estrutura organizacional.
Fonte: Cadernos para Concursos
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