Administração e Organização De Arquivos Correntes
1) PROTOCOLO – que inclui como setores de recebimento e classificação: Recebimento e Classificação - Receber, separar e distribuir as correspondências oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que possível, no canto superior direito do documento; anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação etc.; Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição; anexar a segunda via da ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatário; arquivar as fichas do protocolo em ordem numérica; encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente; etc.
(CESPE/POLÍCIA FEDERAL/ESCRIVÃO/2009) O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.
Questão de Prova - Protocolo: pode ser tratado tanto como setor ou atividade. É característica do arquivo corrente. Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição; controle de tramitação e expedição de documentos e autuação. É o único responsável pela abertura de processos.
Tramitação: atividade típica do protocolo, é o curso do documento desde sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
2) EXPEDIÇÃO –como rotina receber a correspondência enviada do protocolo; verificar se não faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data, no original e nas cópias; separa original das cópias; expedir o original, com os anexos se for o caso, malotes ou em mãos; Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo.
3) ARQUIVAR – a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações.
4) EMPRÉSTIMO E CONSULTA – sem dúvida é uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivístico, do recebimento ao arquivamento, é desenvolvido visando à recuperação rápida e completa da informação. De modo geral, os documentos só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica.
5) DESTINAÇÃO – Há documentos que freqüentemente são usados como referência, há outros aos quais se faz referencia com menos freqüência ou quase não são usados e ainda aqueles que, após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou referência. Devido a essas diferenças relativas ao valor e à freqüência de uso dos documentos, a avaliação, a seleção, a eliminação de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.
Documento sigiloso x ostensivo: Se o documento for sigiloso só serão registrados os dados básicos do recebimento e em seguida o documento será encaminhado a pessoa a que se destina. O documento ostensivo, por sua vez, pode ser aberto e o registro será de forma detalhada. Neste caso verificasse os antecedentes a esse documento.
(CESPE/MEC/Agente Administrativo/2009) Ao se proceder à abertura do envelope de uma correspondência, deve-se observar se ele contém o comprovante de recebimento, para que seja providenciada a devolução desse documento ao remetente.
Fonte: Cadernos para Concurso
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