Noções de Arquivologia para Concursos: Classificação dos Documentos

Valoração dos documentos:

Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas características.

Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.

No arquivo histórico, elabora-se um quadro que mostra um esquema do(s) arranjo(s) estabelecido(s) para o acervo, independentemente de quantos fundos existam e de que método tenha sido selecionado para o arranjo dos documentos.

A atividade arquivística que define séries documentais, como subdivisões de fundos documentais é denominada arranjo.

Informações mais que importantes:

1. Todo documento será criado na fase corrente;
2. A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados nos próprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, também chamado de arquivo geral, que estará localizado próximo aos setores;
3. Após cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediária) ou recolhidos (para a fase permanente);
4. Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente);
5. Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais serão eliminados;
6. A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e nunca na terceira (permanente);

Características:

1. Suporte: material sobre o qual as informações são registradas, como por exemplo: acetato, papel, disco magnético, fita magnética, disco óptico, filme etc. Alguns suportes arquivísticos não são mais usados como argila, pedra, papiro, etc.
2. Formato: configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado, como por exemplo: cartaz, livro, planta, folhas avulsas. OBS.: pode-se ter o mesmo suporte “papel”, mas com formato diferente.
3. Forma: estágio de preparação e de transmissão de documentos, como por exemplo: rascunho ou minuta, original e cópia. O fato de ser manuscrito não torna o documento rascunho.
4. Gênero: configuração que assume o documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo, como por exemplo: audiovisual, fonográfico, iconográfico, textual, informático, etc.
5. Espécie: configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações contidas, como exemplo: boletim, certidão, relatório, ata, contrato, decreto-lei.
6. Tipo: configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou, como por exemplo: boletim meteorológico, boletim escolar, boletim médico, contrato de prestação de serviço, contrato de locação. O tipo documental é uma característica que vai além da questão meramente física ou externa. Ele revela tanto o conteúdo como sua estruturação no documento e é resultado da ação representada.

OBS.: O manuscrito é técnica de registro.

Natureza do assunto:

1. Ostensivos/ ordinários: documentos cuja divulgação não prejudica a Administração.
2. Sigilosos: documentos que devem ser de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação. Graus de sigilo ultrassecreto (U), secreto (S) ou reservado (R), com as iniciais na cor vermelha, quando possível.

• A classificação de ultra-secreto é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser doconhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Aqueles da política governamental de alto nível e segredos de Estado.
• Consideram-se secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares; planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos importantes que não tenham recebido classificação inferior.
• A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes.
• Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.

Quanto ao gênero do documento:

1. Textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos;
2. Cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
3. Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
4. Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento.
5. Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos.
6. Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
7. Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.

Fonte: Cadernos para Concursos